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Los beneficios de la automatización son infinitos y es evidente que su implementación contribuye a agilizar procesos, por lo tanto, a dar respuestas más rápidas. En este artículo repasamos algunos casos de uso para entender cómo la IA aplica en la automatización de procesos documentales para las Administraciones Públicas.
En un contexto de transformación digital, las Administraciones Públicas se ven forzadas a acelerar su evolución y abrir nuevos horizontes hacia la simplificación de sus operaciones: detectando cuáles de sus operaciones son susceptibles de ser automatizadas y explorando qué tecnologías son adecuadas para dichos procesos.
Si analizamos la situación actual, sabemos que ya se están implantando modelos de agilización de trámites en muchas Administraciones del país. Estas soluciones están permitiendo, entre otras cosas, atender mejor al ciudadano digital, cada vez con un perfil más demandante. Un estudio de International Data Corporation (IDC), en el que se analiza la sociedad bajo un marco cada vez más tecnologizado, estima que el 87% de los responsables de las Administraciones Públicas señalan como una prioridad, la automatización de procesos y operativas en sus estrategias de digitalización. De hecho, recientemente, el actual ministro de Transformación Digital y Función Pública, José Luis Escrivá, anunciaba hace unos días el interés de la Administración por aprovechar las oportunidades de las nuevas tecnologías, especialmente la inteligencia artificial, como herramienta de asistencia a los funcionarios en su trabajo para que las tareas menos gratificantes, más mecánicas y con menos valor añadido se puedan ir sustituyendo mientras los funcionarios se concentran en otras de mayor valor añadido.
Actualmente se conoce que ya se han automatizado un 40% de los procesos, beneficiando el día a día de los empleados, la calidad del servicio para los ciudadanos y recortando costes a escala. Entre los procesos que son tendencia en automatización se encuentra la recopilación de datos.
Serimag, con casi 17 años de experiencia en automatización inteligente de procesos, pone a disposición del sector público su tecnología, desarrollada y perfeccionada por más de una década para garantizar los niveles de servicio que necesita la administración pública de hoy.
Un ejemplo evidente de cómo tecnologías como las de Serimag pueden desempeñar un papel crucial se encuentra en la gestión de las ayudas públicas. Estas ayudas son fundamentales para garantizar la seguridad, equidad y bienestar de los ciudadanos y representan el núcleo para la construcción de sociedades resilientes e inclusivas. Los procesos de concesión de ayudas suelen presentar particularidades que requieren una atención minuciosa en la gestión de datos. La rapidez y la precisión son elementos esenciales al conceder asistencia económica a los ciudadanos. Hablamos de procesos con grandes volúmenes de documentos a tratar, de diversas categorías y tipologías; documentos estructurados, semiestructurados, no estructurados… y un gran número de datos que deben ser validados en tiempos de respuesta muy reducidos. Es precisamente en estos tipos de procesos donde el poder de la automatización se multiplica de manera significativa.
CASO 1 – Simplificación administrativa programa MOVES III
Contexto:
En 2021 se aprueba el Programa de concesiones de ayudas directas a las CCAA y ciudades de Ceuta y Melilla para la ejecución de programas de incentivos ligados a la movilidad eléctrica (MOVES III), En el marco del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia Europeo, dotado inicialmente con un presupuesto de 400 millones de euros, y posteriormente ampliado hasta 1.200 millones, y de los cuales 876 millones han sido ya transferidos a las comunidades autónomas.
Proceso:
En el proceso de solicitud de las ayudas, sólo para la adquisición de vehículos eléctricos, las partes interesadas deben aportar una media de 8 documentos. Por datos actuales, sólo en Cataluña se recibieron aproximadamente 21.500 solicitudes en 2023, lo que supuso un total de 170.000 documentos. El plazo medio actual de resolución de una solicitud de ayuda es de entre un año y un año y medio. Con la IA, la gestión de este tipo de solicitudes se puede reducir a días.
CASO 2 – Agilización de trámites para la tramitación de Ayudas de alquiler a jóvenes
Contexto:
Dentro del marco del Plan estatal de acceso a la vivienda 2022-2025, se ha dotado una cartera con 345 millones de euros para ayudas estatales a la vivienda. Entre sus actuaciones destaca el Plan Bono alquiler Joven a través del cual se trata de facilitar a los jóvenes el acceso a la vivienda en todo el territorio nacional.
Proceso:
En el proceso de solicitud de estas ayudas, las partes interesadas deben aportar una media de 7 documentos. Sólo en la Comunidad de Madrid, según datos de la Consejería de Vivienda, se recibieron aproximadamente 50.000 solicitudes en 2022, lo que supone un total de 350.000 documentos. El plazo medio actual de resolución de una solicitud de ayuda es de seis meses. Con la IA, la gestión de este tipo de solicitudes se puede reducir a pocos días.
Conclusión
Serimag procesa más de 1M de páginas al día, de todo tipo de documentos: no estructurados, semi -estructurados, estructurados…Nuestros modelos están muy perfeccionados por nuestra larga experiencia y trayectoria con grandes clientes del sector financiero y asegurador. Somos especialistas en agilizar trámites críticos y nuestra orientación a la personalización del servicio nos permite ser muy adaptables a la necesidad de cada cliente.
