El Sector Público busca automatizar

Contexto

Estamos trabajando para un importante ente público estatal para un estudio de viabilidad sobre la automatización de un proceso de alta criticidad en España.

Situación de Partida

Con carácter general, la administración pública tiene una gran cantidad de procesos con una alta complejidad y un importante volumen de documentos. A esto se suma que los ciudadanos cada vez son más exigentes y están más acostumbrados a servicios digitales, como los que les ofrecen las entidades financieras o las plataformas de streaming o delivery. Por ello existe un gran número de iniciativas relacionadas con la Simplificación Administrativa y la automatización de procesos.

Papel de Serimag

En este caso Serimag está trabajando en un proyecto de consultoría para estimar el impacto y la viabilidad técnica que tendría la automatización de un proceso masivo que recibe más de 100.000 solicitudes mensuales y más de 1 millón de documentos.

Descripción del servicio

El servicio cuenta con un equipo de especialistas de procesos de Serimag, que llevan a cabo reuniones de carácter funcional y de carácter técnico. El objetivo del foro de trabajo operativo-funcional es comprender el proceso actual e identificar las etapas susceptibles de incorporar eficiencias y automatización. El objetivo del foto de trabajo técnico es una total comprensión de las distintas piezas que compren el sistema actual para poder proponer unas medidas de automatización que contengan el modo de integración de las mismas en el circuito actual.

Duración del Proyect: 3 meses

Entregables

• Manual Operativo: Documento de especificaciones sobre el funcionamiento actual del proceso
  
• Manual de Comunicaciones: Documento de especificaciones a efectos de sistemas y comunicaciones
  
• Propuesta de Automatización: Documento exhaustivo donde se detallan las áreas de automatización, el modo de integración que tendría el sistema de Serimag en base a la arquitectura del cliente y por último el impacto que tendría la automatización en cuanto a ahorros de tiempo y coste versus el proceso actual
  
  

Valores Diferenciales de Serimag

La experiencia de Serimag en consultoría de procesos e implantación de sistemas de automatización nos permite abordar el «qué» a la vez que pensamos en la viabilidad técnica y en el «cómo».

Para este proyecto se han involucrado varios stakeholders a nivel usuario, así como distintos equipos de procesos de Serimag. Es un proyecto delicado ya que afecta al modo de trabajo que el cliente lleva empleando más de 20 años, por lo que hay una parte importante de gestión del cambio y de didáctica para evitar resistencia y poder generar confianza.