Entrevista: «Poder agilizar trámites en la AAPP con Inteligencia Artificial, es ya una realidad»

Entrevista: «Poder agilizar trámites en la AAPP con Inteligencia Artificial, es ya una realidad»

Ya puedes ver más sobre la Agilización de Trámites mediante IA en la Administración Pública en el Especial Digital de este mes de la Revista Transformación Digital.

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Este mes, hablamos con la Revista Transformación Digital sobre la agilización de trámites mediante IA en la Administración Pública en su Especial Digital.

Os dejamos aquí el artículo, que también podéis acceder a través de su web, pulsando aquí.

Serimag cuenta con una sólida experiencia en el uso de la Inteligencia Artificial para las empresas. ¿Qué supone automatizar los procesos internos con esta nueva tecnología? 

Serimag nació hace más de una década con un único propósito: ayudar a grandes empresas a implantar nuevas tecnologías que mejoren sus procesos y su productividad. Esto nos llevó a crear una solución de inteligencia artificial que hoy en día permite la automatización de procesos de negocio y back office, lo que se traduce en transformación de documentos en datos, y por  consiguiente que los clientes aceleren procesos, reduzcan costes y errores y favorezcan la descarga  a empleados y funcionarios de tareas administrativas de bajo valor añadido.

Hace 15 años, cuando todavía prácticamente nadie hablaba de la IA, Serimag apostó por estudiarla, entenderla y aplicarla a la automatización de procesos documentales, demostrando con creces el valor que puede aportar esta tecnología al mundo. Gracias a esta iniciativa, hoy en día podemos confirmar que ayudamos a las grandes entidades financieras en su transformación operacional y ahora también a las AAPP para construir desde sus cimientos, modelos sostenibles de funcionamiento. A corto plazo, estamos seguros de que todas las empresas automatizarán procesos de menor valor como hábito, porque para eso está avanzando la tecnología.

La burocracia es el gran estigma de las Administraciones Públicas en nuestro país. ¿De qué manera la IA puede ayudar a revertir esta percepción?

La burocracia ha sido y es un soporte indispensable en la historia de la Administración Pública, que ha aportado organización y neutralidad. La tecnología se presenta como esa herramienta que permite transformar el ritmo de procesamiento de todos aquellos documentos que forman parte de esta burocracia, y sólo haciendo los procesos más eficiente el término tendrá otra connotación para el ciudadano.

Venimos observando la reivindicación de un sector público con ganas de evolucionar; un sector que está sacando adelante iniciativas que suponen verdaderas reingenierías culturales y de procesos dentro de la administración. Es enorme el avance en innovación que está teniendo el sector y cómo se están ayudando de nuevas tecnologías para agilizar su adaptación al competitivo entorno; pero sí es cierto que todavía hay estigmas, y los estigmas son difíciles de romper, a no ser que se produzcan grandes cambios en muy poco tiempo, porque es más fácil aprender que desaprender.

Esto es justamente lo que está consiguiendo la IA en otros sectores y lo que sin duda va a conseguir también en el público: generar cambios significativos en tiempos reducidos.

¿Podrías ponerme un ejemplo? 

Son muchos los proyectos e iniciativas que se están trabajando desde los varios niveles de la Administración (AGE, CCAA, Local) en esta línea, esto es muy positivo y un reto enorme porque no todas parten del mismo nivel de digitalización y el esfuerzo que tienen que hacer algunas más que otras, es mayor. Por poner un ejemplo:

En 2021 se aprobó el Programa de concesiones de ayudas directas a las CCAA y ciudades de Ceuta y Melilla para la ejecución de programas de incentivos ligados a la movilidad eléctrica (MOVES III), en el marco del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia Europeo, dotado inicialmente con un presupuesto de 400 millones de euros, y posteriormente ampliado hasta 1.200 millones, y de los cuales 876 millones han sido ya transferidos a las comunidades autónomas. El Programa MOVES III destina ayudas tanto para el desarrollo de infraestructuras eléctricas como para la adquisición de vehículos eléctricos.

Pues bien, en el proceso de solicitud de las ayudas, sólo para la adquisición de vehículos eléctricos, las partes interesadas deben aportar una media de 8 documentos. Por datos actuales, sólo en Cataluña se recibieron aproximadamente 21.500 solicitudes en 2023, lo que supuso un total de 170.000 documentos. El plazo medio actual de resolución de una solicitud de ayuda es de entre un año y un año y medio.

Con un servicio basado en IA como el de Serimag, una parte importante de la revisión de la solicitud podría acortarse drásticamente a cuestión de horas. Además, permitiría entre otras cosas dar un feedback online sobre cualquier irregularidad en una solicitud, como si hay documentación incorrecta, caducada o falta algún documento por aportar, en lugar de tener que esperar a la revisión íntegra del expediente y tener esa información meses después.

¿Estaríamos hablando de un antes y un después de las Administraciones Públicas en nuestro país?

Sin duda, ya no hay vuelta atrás. La Administración Pública ha iniciado un viaje transformacional que afecta a todos sus niveles impulsado por un cambio de paradigma social. La sociedad ha cambiado y sus necesidades no son las mismas que hace 20 años, y las AAPP deben de ser el espejo de la sociedad. El fin de la Administración Pública es dar servicio a los ciudadanos, así como es el de las empresas como Serimag dar herramientas a la administración para cumplir su propósito. Ahora solo podemos ir hacia adelante y asegurar que cada paso que demos sea acertado.

¿Cómo afecta este cambio al funcionario?

Sin duda a positivo. Nosotros creemos que una solución basada en IA no tiene por qué sustituir al humano, sino todo lo contrario, la tecnología permite ampliar sus capacidades, una especie de superpoderes, y descargarle de tareas repetitivas para que pueda centrarse en aquellas de mayor valor añadido y convertirlo en una figura esencial y más productiva. ¿Significa esto que trabajador y tecnología deben trabajar de manera independiente? Todo lo contrario, ambos son dos figuras esenciales y deben integrarse para trabajar en equipo.

Ante esta reflexión, creo que es muy importante explicar estos beneficios y ofrecer al trabajador, o en este caso al funcionario, una herramienta tecnológica de ayuda que debe aprender a gestionar y sacar el máximo partido para su trabajo. A veces, el ritmo acelerado en el que vivimos nos lleva a que del día a la mañana las personas que forman parte de las AAPP se vean envueltos en una avalancha de medidas y cambios que se espera se apliquen deprisa porque la digitalización de las AAPP es inminente; a su vez, deben buscar/encontrar las mejores herramientas tecnológicas del mercado de entre un sinfín de opciones -que se adecúen a su operativa, tiempos…-y por supuesto, formarse para operarlas o entenderlas. Y además, tienen muy poco margen de equivocación, porque los procesos en la Administración son muy lentos, y una decisión mal tomada puede significar enormes retrasos. 

Por otro lado, son ellos quienes tienen la varita mágica para hacer que las cosas pasen. Los funcionarios al fin y al cabo, hacen una labor con una gran trascendencia social. Por eso también es muy importante que haya perfiles impulsores dentro de la Administración Pública, y que estos logren la motivación común de los equipos y transmitan la idea de cambio como algo positivo.

Por supuesto, los grandes cambios ni van rápido, ni se pueden lograr solos. Ahora los funcionarios más que nunca necesitan apoyo del mercado y para mí, dicho apoyo tiene dos formas: la técnica-tecnología- y la humana-confianza-. Eso es lo que podemos aportar las empresas con experiencia a los trabajadores de la administración y a la transformación del país.

Hemos hablado de eficiencia e innovación. ¿Cómo crees que debería ser cualquier gestión documental en el futuro?

Algo que podemos aportar nosotros, además del componente “Innovador” que por defecto tiene nuestro servicio, es el respaldo de nuestra experiencia. Esto es lo que intentamos transmitir a nuestros clientes, la IA aplicada a la gestión documental es presente y es futuro para nosotros, ya llevamos muchos años trabajando en esta dirección de la mano de las grandes entidades financieras del país y hemos visto su efecto en la eficiencia de sus operaciones.

La parte importante de un documento son los datos, y los datos son lo que respalda nuestras decisiones; así que, volviendo a tu pregunta, como creo que debería ser cualquier gestión documental…en inglés: “straight forward”; directa al grano. Rápida, eficaz y sin errores.