IA para agilizar trámites en la Administración Pública

IA para agilizar trámites en la Administración Pública

La incorporación de Inteligencia Artificial en la operativa de las Administraciones Públicas es inminente. Hablamos de los desafíos y los beneficios que conlleva la utilización de tecnologías de automatización y cómo mejoran la calidad de servicio al ciudadano.

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En el ámbito de la administración pública, la eficiencia y la rapidez de los procesos internos son fundamentales para ofrecer servicios efectivos a los ciudadanos. En plena era de transformación digital, los ciudadanos son cada vez más exigentes; y la inmediatez, lejos de ser un lujo, se convierte en lo cotidiano. En la administración pública, los procedimientos burocráticos tradicionales a menudo se enfrentan a cuellos de botella, lo que conlleva retrasos, ineficiencias y frustraciones tanto para los empleados como para el público final. Sin embargo, la integración de la Inteligencia Artificial (IA) presenta una oportunidad para revolucionar estos sistemas, ofreciendo soluciones a través de procesos automatizados que agilizan las operaciones y mejoran la experiencia tanto de empleados públicos como, en última instancia, de ciudadanos.

Los Desafíos Actuales en la Administración Pública

Históricamente, la burocracia dentro del sector público ha sido conocida por sus procesos centrados en el papeleo y las largas cadenas de aprobación. Este modus operandi tradicional ha resultado en retrasos, costos adicionales y una falta de agilidad para atender las necesidades de los ciudadanos de manera oportuna.

Dicha operativa generalmente entorpece las labores y su impacto es especialmente notable en aquellas administraciones públicas que procesan grandes volúmenes de documentos. Las sistemáticas con excesiva carga administrativa suelen caracterizarse por procedimientos extensos, trámites engorrosos y una rigidez normativa que dificulta la adaptabilidad a cambios rápidos y emergentes. Como consecuencia, se producen retrasos considerables que impactan negativamente en la capacidad de dar respuestas inmediatas y suponen costos adicionales de tiempo y eficiencia. Otros costos considerables son por ejemplo, a nivel operativo, el almacenamiento, mantenimiento o la propia gestión de documentos. Se da en consecuencia, un desperdicio de recursos y una merma en la capacidad de innovación de las administraciones públicas que dificulta la adopción de nuevas tecnologías o métodos más eficientes que son sin duda un game changer en su trayecto hacia la transformación digital. Todo ello deriva  en una calidad de servicio que puede alejarse de cumplir las expectativas de los ciudadanos.

El mensaje positivo es que, en los últimos años, los avances tecnológicos, especialmente en IA y aprendizaje automático, han proporcionado vías para modernizar y revolucionar estos procesos obsoletos. Las capacidades de la IA pueden ser aprovechadas para automatizar tareas repetitivas, acelerar la toma de decisiones y mejorar la precisión y confiabilidad de los procedimientos administrativos dentro de las entidades.

En este sentido, supone un triple reto para la administración pública el discernir entre el gran volumen de oportunidades tecnológicas disponibles en el mercado, aquellas soluciones que no representan meros parches y que realmente serán óptimas a largo plazo.

La implementación de nuevas metodologías en las administraciones presenta un desafío considerable, dada su limitada flexibilidad de maniobra. En este contexto, el margen para cometer errores se reduce considerablemente si comparamos con otros sectores de ámbito privado. Por consiguiente, resulta imperativo identificar minuciosamente sus necesidades internas para establecer con precisión el propósito de la integración de tecnologías. Además, se debe escoger cuidadosamente el momento oportuno para ello y en última instancia, decidir las soluciones tecnológicas adecuadas. Estas decisiones deben ser lo más certeras posible porque cualquier cambio en la administración pública tiene un impacto considerable sobre su estructura y funcionamiento.

Al mirar hacia atrás, reflexionamos sobre el progreso en la digitalización de las principales instituciones financieras del país, con las que hemos trabajado durante más de una década automatizando millones de páginas y extrayendo aún más millones de datos; y nos damos cuenta del impacto de apostar por tecnología que fue altamente innovadora para ellos entonces y que en definitiva les ha sido fundamental para mejorar de raíz sus operaciones y crecer de manera sostenible.

El Papel de la IA en la Optimización de Procesos Administrativos

Al aprovechar la automatización impulsada por la IA, las instituciones gubernamentales pueden mejorar significativamente su eficiencia y capacidad de respuesta. A continuación, planteamos algunos beneficios para la administración pública del empleo de la Inteligencia Artificial en las tareas administrativas:

1. Automatización de Tareas Repetitivas:

Los sistemas impulsados por IA pueden manejar tareas rutinarias y repetitivas, como la entrada de datos, el procesamiento de documentos, la clasificación o la extracción de datos, mucho más rápido y con mayor precisión. Esto libera tiempo valioso para que los empleados públicos se concentren en aspectos más complejos y críticos de sus roles.

2. Toma de Decisiones Inteligente:

Los algoritmos de IA pueden procesar grandes cantidades de información y rápidamente extraer datos críticos para la toma de decisiones con un casi inexistente porcentaje de error. De esta manera se optimiza la asignación de recursos y facilita la toma de decisiones basadas en datos en tiempo real.

3. Mejora de los Servicios Ciudadanos:

Es responsabilidad de la administración pública ofrecer un servicio de calidad al ciudadano. La reducción de la carga administrativa sobre el personal gracias a la IA, permite priorizar tareas más complejas pero sobre todo optimizar tiempos de respuesta que inevitablemente infieren en la calidad de la experiencia del ciudadano.

Superando Desafíos y Garantizando el Éxito

Si bien los beneficios de la integración de la IA en la administración pública son evidentes, existen otros desafíos a tener en cuenta:

  • Seguridad y Privacidad de Datos: Salvaguardar los datos ciudadanos sensibles es primordial. Las administraciones deben asegurarse de implementar medidas de seguridad sólidas y garantizar el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos.
  • Desarrollo de Habilidades: Capacitar a los trabajadores públicos para comprender y operar los sistemas de IA de manera efectiva es crucial para una implementación exitosa.

En definitiva…

La integración de la automatización impulsada por la IA en la administración pública tiene un inmenso potencial para revolucionar los procesos burocráticos, haciéndolos más eficientes, ágiles y centrados en el ciudadano. Al aprovechar las tecnologías de IA, los gobiernos pueden mejorar la prestación de servicios, optimizar la asignación de recursos y mejorar la gobernanza en general. Sin embargo, es crucial navegar cuidadosamente los desafíos y asegurar que estos avances se implementen ética y responsablemente para aprovechar verdaderamente su poder transformador en beneficio de la sociedad.