La IA puede simplificar la burocracia y ahorrar tiempo con la Administración Pública

Lidiar con trámites administrativos puede ser una tarea tediosa y compleja que puede llevar mucho tiempo y dolores de cabeza. De hecho, en 2024, de promedio, las PYMES (Pequeñas Y Medianas Empresas) dedicaron cerca de 41 horas al mes a lidiar con la burocracia, mientras que para poder completar una solicitud se puede llegar a tardar hasta cuatro o cinco meses. Otro ejemplo sería la gestión de trámites de los ciudadanos con la administración. Por ejemplo, este mismo año, un informe subrayó que en Madrid hay 19.344 ciudadanos en lista de espera para valoración de la discapacidad. 13.101 para primera valoración, y que éstos llevan, de media, más de 10 meses esperando. Además, hay otras comunidades y otros trámites que llevan más de lo esperado, como para conseguir una fe de vida, el cual solo para conseguir cita se tarda casi dos semanas. Estos ejemplos demuestran que la burocracia sigue siendo un obstáculo significativo en nuestra vida cotidiana.

A pesar de los avances tecnológicos, muchos países aún no han digitalizado los trámites de la Administración pública. Aquí es donde la Inteligencia Artificial (IA) puede marcar la diferencia, ya que es una oportunidad clave para transformar y modernizar la gestión pública, haciendo los trámites más accesibles, comprensibles y eficientes.

Un lenguaje más claro para todos

Uno de los principales desafíos que enfrentan los ciudadanos al interactuar con la Administración es el lenguaje legal y administrativo, que suele ser difícil de comprender. Esto puede generar confusión y desmotivación ante textos complejos. En estos casos, la Inteligencia artificial puede desempeñar un papel crucial, ya que gracias a algoritmos avanzados, se pueden simplificar y traducir estos textos a un lenguaje más claro y sencillo, facilitando la comprensión de normativas y mejorando la comunicación entre ciudadanos e instituciones. 

Menos espera, más eficiencia

Otro aspecto en que la IA puede crear un cambio significativo es en la reducción de los tiempos de espera para los trámites administrativos. Hoy en día se ha vuelto común esperar meses para recibir una respuesta o las tareas a realizar como presentar múltiples documentos. La implementación de asistentes virtuales y sistemas de automatización ayudaría a agilizar estos procesos, eliminando los desplazamientos innecesarios y largas colas. Esto no solo optimizaría los recursos para los ciudadanos, sino también para la propia Administración.​

Mayor inclusión y accesibilidad

En la actualidad, el tiempo medio para tramitar un expediente es de 334 días, superando los 12 meses en comunidades como Andalucía, Canarias, Murcia y Galicia, a pesar de que la ley establece un plazo de 180 días. Herramientas de accesibilidad como la traducción automática y la lectura en voz alta facilitarían el acceso a la información, permitiendo que personas con discapacidad o que no dominan el idioma puedan interactuar con la Administración, promoviendo una gestión pública más equitativa y adaptada a las necesidades de todos.

Desafío que genera la IA

Si bien la IA ofrece grandes beneficios, cabe tener en cuenta que la incorporación de estas tecnologías debe ir acompañada de protección de datos, ciberseguridad y regulaciones adecuadas, para garantizar un uso beneficioso y ético de la IA.  Además, es fundamental que la digitalización tenga en cuenta a aquellas personas que todavía utilizan los canales tradicionales para comunicarse con la Administración.​

La inteligencia artificial, si se implementa de manera ética y eficiente, tiene el potencial de transformar burocracia en una herramienta que acerque más a los ciudadanos a la Administración, logrando una relación más fluida y efectiva entre ambas partes. La digitalización de los trámites no es solo cuestión de comodidad, sino que también está presente en cualquier ámbito de nuestra vida diaria. La IA ya no es el futuro, es el presente, y su adopción en la Administración pública puede marcar un antes y un después en nuestra manera de interactuar con el sistema.